Les outils pour s’organiser en ligne

Il est question ici des outils que vous pouvez utiliser en numérique. Attention à ce que ceux ci ne prennent pas le pas sur les supports de communication « dans la vraie vie » que sont les affiches dans les commerces, les journaux papiers, radio, télé … et les discussions.

Communiquer en interne au groupe

L’idéal est de pouvoir se voir régulièrement pour pouvoir échanger directement. Mais nos emplois du temps n’étant pas toujours compatibles, et afin que les discussions puissent continuer entre les réunions, il est utile de mettre en place des outils numériques.
Attention cependant à ce que l’utilisation de ces outils ne mette personne à l’écart. Il est important que les échanges effectués sur des canaux que tout le monde n’utilise pas soient synthétisés à intervalle réguliers pour l’ensemble du groupe.

Le groupe de discussion

Le groupe de discussion permet d’utiliser une seule adresse email pour envoyer un message à tous les membres de la liste. Par exemple, je cherche de la paille bio pour mon poulailler, j’envoie un email à adherents_mon_asso@deslistes.org pour demander si quelqu’un sait où trouver ça.
Les adhérents reçoivent le message sur leur propre adresse email et répondent à l’adresse émettrice qui est adherents_mon_asso@deslistes.org.
Les avantages sont que :
– la liste des inscrits est gérée à un seul endroit, vous n’oublierez jamais un destinataire
– chacun gère sa propre adresse email. Pour ne plus recevoir les emails, il suffit de se désinscrire. Il est également possible de recevoir uniquement un mail récapitulatif à intervalle régulier, par exemple une fois par semaine.
– les membres de la liste ne voient pas les adresses mail des autres membres
– tous les messages sont archivés et accessibles
– si le nom de la liste est clair, vous savez pourquoi vous recevez ce message

Une offre libre et gratuite : Framaliste
Une autre offre gratuite : Google Groups

L’espace collaboratif

Un espace collaboratif permet d’engager et d’archiver des discussions entre membres d’un collectif.
Cela peut être un groupe Facebook (fermé ou public), un Slack (gratuit pour les petites organisations) ou un Framateam (libre et gratuit).

Slack

Slack est un espace collaboratif divisés en chaînes, auxquelles il convient de s’inscrire.

Se mettre d’accord sur une date de réunion

L’outil libre et gratuit Framadate permet de créer simplement un sondage pour déterminer collectivement une date de rendez-vous convenant à un maximum de membres de la communauté.

Communiquer avec son groupe et le monde

Site Internet et blog

Créer un blog est assez simple et peut se faire gratuitement. C’est une bonne façon de communiquer régulièrement des actions en cours. Mais attention, le blog sera peut être le premier contact qu’auront des personnes avec votre organisation. N’oubliez pas, « on a une seule occasion de faire un bonne première impression« .
Je conseille donc de contrôler particulièrement les premières pages qui s’affichent. Vous pouvez l’observer sur le site de Cordemais en permaculture ou sur ce site.

Facebook

Créer un page Facebook ne devrait être utilisé que pour communiquer et non pour publier du contenu et l’archiver. N’oubliez pas, les plate-formes privées (Facebook, Google, Slack …) ont le contrôle sur votre contenu, quand vous les utilisez vous êtes chez elles.

Capitaliser, c’est aussi écrire des compte-rendus des réunions et les publier. Cela vous permet de synthétiser les propos tenus, de les retenir et de les partager avec ceux qui n’étaient pas présents.

Partez du principe que tout ce qui n’est pas explicitement confidentiel est public. Donnez la possibilité aux observateurs externes de voir comment fonctionne votre groupe. Cela leur donnera peut-être envie de vous rejoindre ou de vous imiter.

La lettre d’information régulière

Elle peut être hebdomadaire, mensuelle et est destinée à tous les sympathisants. Elle permet à chacun de connaître l’état d’avancement de vos projets, les actions passées et à venir de l’association.
Soyez visuels ! Les photos, la facilitation graphique permettent de passer des messages de manière très efficace.
La régularité est importante, chaque lettre est une occasion de rappeler à tout le monde que l’association est active.
Vous utiliserez des outils spécifiques pour envoyer des mails d’un expéditeur vers plusieurs destinataires, ce qu’on appelle une liste de diffusion.
Des outils gratuits pour un nombre limité de destinataires : MailChimp, Send in blue.
Des hébergeurs d’accès tels que OVH proposent également une offre payante.

Gratuit ou payant ?

Dans un souci d’indépendance et de protections des données, je vous conseille d’éviter au mieux les offres des géants du Web. Lire à ce propos : Dégooglisons Internet. Il ne faut cependant pas être dogmatique et savoir choisir la meilleur solution pour son besoin précis.
Parmi les critères déterminants, il y a le prix mais aussi la facilité de mise en place. Veillez à ne pas vous épuiser sur les problématiques techniques !
Peut-on aujourd’hui communiquer sans Facebook, Twitter et autres Instagram ? La réponse vous appartient.

3 réponses sur “Les outils pour s’organiser en ligne”

  1. Un outil que j’estime de nos jours indispensable pr la bonne marche d’un collectif : Loomio, afin de faciliter la prise de décisions à plusieurs, enjeu majeur stratégique ET opérationnel.

    Bonne chance, au plaisir de voir naître les jeunes pousses 🙂

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *